1. Marco normativo y objeto

REPRESENTACIONES OSCAR JARAMILLO PLÁSTICOS OJARA S.A. (en adelante, «OJARA»), en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Circular Externa 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el fin de garantizar el derecho constitucional al hábeas data, así como los derechos a la intimidad, al buen nombre y a la libre circulación de información.

El objeto de esta política es regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales que OJARA recibe de sus clientes nacionales e internacionales, proveedores nacionales e internacionales, empleados, ex-empleados, candidatos a procesos de selección y demás titulares con los que mantiene relaciones comerciales, laborales o precontractuales, así como informar a los titulares sobre los derechos que les asisten, las finalidades del tratamiento y los canales habilitados para ejercer dichos derechos.

2. Identificación del responsable del Tratamiento

Razón social: REPRESENTACIONES OSCAR JARAMILLO PLÁSTICOS OJARA S.A.

NIT: 890.920.025-0

Domicilio: Carrera 42 N.° 54A-155, Itagüí, Antioquia, Colombia.

Teléfono: (+57) 281 8786

Sitio web: www.ojara.com

Correo electrónico para protección de datos: [email protected]

Responsable del canal de atención: Luis Alberto Patiño – Área Financiera.

3. Definiciones

Para los efectos de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones, conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 3 del Decreto 1377 de 2013:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. En el marco de esta política, OJARA actúa como Responsable.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
• Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio nacional, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

OJARA aplicará los siguientes principios en el tratamiento de los datos personales que recolecte y administre:

• Legalidad: El tratamiento de datos se sujeta a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la desarrollen.
• Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular.
• Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: Se garantiza al Titular el derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, las disposiciones de la ley y la Constitución.
• Seguridad: Los datos personales se manejarán con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con OJARA.

5. Tipos de Datos Recolectados

OJARA recolecta y trata los siguientes tipos de datos personales, según corresponda al vínculo con el Titular:

5.1. Datos de identificación y contacto

Nombre, razón social, documento de identidad, NIT, dirección física, ciudad, país, teléfono, correo electrónico y cargo dentro de la organización del Titular.

5.2. Datos comerciales y de facturación

Información tributaria, datos bancarios para pagos y facturación, condiciones comerciales, historial de pedidos, referencias comerciales, información de crédito y comportamiento de pago, así como la documentación requerida para operaciones de comercio exterior (importación y exportación).

5.3. Datos de operación logística e internacional

Información necesaria para el cumplimiento de operaciones de importación, exportación y transporte internacional, tales como datos de agentes de aduana, transportadores, puertos y autoridades competentes, así como la documentación exigida por la normatividad cambiaria y aduanera vigente en Colombia.

5.4. Datos sensibles

OJARA podrá tratar datos sensibles únicamente cuando ello sea estrictamente necesario, particularmente en el marco de la relación laboral con sus empleados (por ejemplo, datos de salud para efectos de afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social, exámenes médicos ocupacionales, datos biométricos para control de acceso a las instalaciones, datos relativos a discapacidades, entre otros). En todos los casos, OJARA solicitará autorización expresa, escrita e informada al Titular, le indicará qué datos serán tratados, las finalidades específicas del tratamiento y le advertirá sobre el carácter facultativo de las respuestas relacionadas con este tipo de datos.

5.5. Datos de niños, niñas y adolescentes

OJARA no recolecta datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando su tratamiento responda y respete su interés superior y se asegure el respeto a sus derechos fundamentales, en cuyo caso se obtendrá la autorización del representante legal correspondiente. Lo anterior aplica especialmente cuando, en el marco de la relación laboral, se recolecten datos de los hijos de los empleados para efectos de afiliaciones a caja de compensación, beneficios o auxilios.

5.6. Datos laborales y de procesos de selección

Para empleados, ex-empleados y candidatos a procesos de selección, OJARA podrá recolectar y tratar: hoja de vida, formación académica, experiencia laboral, referencias laborales y personales, resultados de pruebas técnicas y psicotécnicas, información de seguridad social, datos bancarios para pago de nómina, información tributaria, datos de beneficiarios y dependientes, evaluaciones de desempeño, registros de ingreso y salida, y demás información necesaria para la ejecución del contrato laboral o del proceso de selección.

6. Formas de Recolección de los Datos

OJARA podrá recolectar datos personales por los siguientes medios:

• Formularios físicos o electrónicos diligenciados directamente por el Titular en el sitio web www.ojara.com o en plataformas asociadas.
• Comunicaciones por correo electrónico corporativo, llamadas telefónicas, videollamadas, mensajería instantánea u otros canales de contacto comercial.
• Documentos contractuales, órdenes de compra, cotizaciones, facturas, registros tributarios y demás soportes propios de la relación comercial.
• Tarjetas de presentación, intercambio de información en ferias comerciales, ruedas de negocios, misiones comerciales y eventos del sector.
• Bases de datos y referencias comerciales suministradas por terceros legítimamente autorizados.
• Información generada en el desarrollo de operaciones de comercio exterior, conforme a la normativa aduanera y cambiaria aplicable.

7. Finalidades del Tratamiento

OJARA tratará los datos personales recolectados para las siguientes finalidades, de acuerdo con el tipo de Titular:

7.1. Clientes nacionales e internacionales

1. Ejecutar y desarrollar la relación comercial, incluyendo cotizaciones, pedidos, despachos, facturación, cobro y postventa.
2. Adelantar las gestiones logísticas, aduaneras y de comercio exterior necesarias para la importación y exportación de los productos comercializados por OJARA.
3. Cumplir con las obligaciones cambiarias, tributarias, aduaneras y contables aplicables a las operaciones comerciales nacionales e internacionales.
4. Realizar análisis comercial, estadístico, de tendencias de compra y de satisfacción del cliente con el fin de mejorar productos y servicios.
5. Enviar información comercial, promocional, técnica o institucional sobre los productos y servicios de OJARA, así como invitaciones a ferias, capacitaciones y eventos.
6. Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y requerimientos de información.
7. Realizar estudios de crédito, verificación de referencias comerciales y consulta y reporte ante centrales de información financiera y crediticia, cuando aplique.
8. Proteger los intereses jurídicos y comerciales de OJARA, incluyendo cobros, recuperación de cartera y atención de procesos judiciales o administrativos.

7.2. Proveedores nacionales e internacionales

9. Adelantar los procesos de selección, evaluación, vinculación y reevaluación de proveedores.
10. Ejecutar la relación contractual, incluyendo la generación de órdenes de compra, recepción de bienes y servicios, facturación y pago.
11. Cumplir con las obligaciones legales, tributarias, cambiarias, aduaneras y contables relacionadas con las operaciones nacionales e internacionales con proveedores.
12. Realizar auditorías internas y externas, incluyendo procesos de debida diligencia y conocimiento del proveedor (KYC).
13. Atender comunicaciones, requerimientos y solicitudes derivadas de la relación comercial.

7.3. Empleados y ex-empleados

14. Adelantar todas las gestiones derivadas de la relación laboral, incluyendo selección, vinculación, ejecución, terminación y liquidación del contrato de trabajo.
15. Realizar el pago de salarios, prestaciones sociales, beneficios extralegales, comisiones, bonificaciones y demás conceptos derivados del contrato laboral.
16. Gestionar afiliaciones, traslados, novedades y reportes ante el Sistema General de Seguridad Social (EPS, ARL, fondos de pensiones, fondos de cesantías) y la caja de compensación familiar.
17. Cumplir con las obligaciones tributarias, laborales y de seguridad social aplicables, así como con los requerimientos de autoridades judiciales y administrativas.
18. Adelantar procesos de evaluación de desempeño, capacitación, formación, bienestar laboral, salud y seguridad en el trabajo (SG-SST) y clima organizacional.
19. Gestionar el control de acceso a las instalaciones, la seguridad física e informática y la prevención de riesgos laborales.
20. Atender procesos disciplinarios internos y procesos judiciales o administrativos en los que OJARA sea parte.
21. Expedir certificaciones laborales, de ingresos y demás documentos solicitados por el empleado o ex-empleado.
22. Conservar la información del ex-empleado por los términos legales aplicables, incluyendo los plazos de prescripción de acciones laborales y de seguridad social.

7.4. Candidatos a procesos de selección

23. Adelantar los procesos de selección, evaluación, entrevistas, pruebas técnicas, psicotécnicas y de competencias.
24. Verificar referencias personales, laborales y académicas, así como antecedentes disciplinarios, judiciales y de seguridad cuando ello sea pertinente para el cargo.
25. Conformar bancos de hojas de vida para futuras vacantes, previa autorización del candidato.
26. Comunicar al candidato los resultados del proceso de selección y las decisiones adoptadas.

7.5. Finalidades comunes a todos los titulares

27. Cumplir con la normativa colombiana y extranjera aplicable, así como con órdenes de autoridades judiciales o administrativas competentes.
28. Implementar protocolos de seguridad de la información, prevención del fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo (SAGRILAFT).
29. Conservar la información durante los plazos legales y contractuales aplicables, incluso después de finalizada la relación comercial.

8. Transmisión y Transferencia Nacional e Internacional de Datos

Dada la naturaleza internacional de las operaciones de OJARA, los datos personales podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia, nacional o internacional, a:

• Aliados comerciales, clientes y proveedores ubicados dentro o fuera de Colombia, cuando ello sea necesario para la ejecución de la relación comercial.
• Operadores logísticos, agentes de aduana, transportadores internacionales, navieras y entidades portuarias.
• Entidades financieras y aseguradoras, para la ejecución de operaciones de pago, cobranza y aseguramiento de mercancías.
• Entidades del Sistema General de Seguridad Social (EPS, ARL, fondos de pensiones, fondos de cesantías) y cajas de compensación familiar, para el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social respecto de los empleados.
• Encargados del tratamiento contratados por OJARA para la prestación de servicios tecnológicos, contables, jurídicos, de mercadeo, de gestión humana o de almacenamiento en la nube.
• Autoridades nacionales o extranjeras competentes, en cumplimiento de obligaciones legales o por requerimiento expreso.

Cuando la transferencia se realice a un país que no proporcione niveles adecuados de protección de datos, conforme a los estándares fijados por la SIC, OJARA suscribirá con el receptor las cláusulas contractuales o instrumentos equivalentes que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012.

Con la aceptación de esta política, el Titular autoriza expresamente a OJARA para realizar las transmisiones y transferencias necesarias para las finalidades descritas, incluyendo aquellas que se efectúen fuera del territorio colombiano.

9. Derechos de los Titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

30. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OJARA en su condición de Responsable del Tratamiento.
31. Solicitar prueba de la autorización otorgada a OJARA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
32. Ser informado por OJARA, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
33. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.
34. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que exista un deber legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la base de datos.
35. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
36. Abstenerse de responder preguntas relacionadas con datos sensibles o de menores de edad.

10. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos

10.1. Consultas

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de OJARA. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

10.2. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante OJARA, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

37. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a OJARA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer.
38. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
39. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
40. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.3. Requisito de procedibilidad

El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante OJARA.

11. Canal de Atención y Oficial de Protección de Datos

OJARA ha designado un canal único para la atención de consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales:

Responsable: Luis Alberto Patiño – Área Financiera.

Correo electrónico: [email protected]

Dirección física: Carrera 42 N.° 54A-155, Itagüí, Antioquia, Colombia.

Teléfono: (+57) 281 8786

12. Medidas de Seguridad de la Información

OJARA implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre dichas medidas se encuentran:

• Medidas técnicas: controles de acceso lógico a los sistemas de información, mecanismos de autenticación, copias de respaldo, cifrado de información sensible y protección de la red corporativa.
• Medidas humanas: capacitación al personal en materia de protección de datos, suscripción de acuerdos de confidencialidad y asignación de responsabilidades específicas a quienes administran las bases de datos.
• Medidas administrativas: políticas y procedimientos internos de seguridad de la información, controles de acceso físico a las instalaciones donde se almacena la información y registro de incidentes de seguridad.

No obstante, OJARA no garantiza la seguridad absoluta de los datos personales frente a fallas técnicas externas, ataques cibernéticos o accesos indebidos de terceros que escapen a su control razonable. La responsabilidad de OJARA se limita a la adopción diligente de las medidas aquí descritas.

13. Vigencia de la Política y de las Bases de Datos

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se encuentra vigente a partir de su publicación en el sitio web www.ojara.com. OJARA se reserva el derecho de modificarla en cualquier momento, en cuyo caso publicará la versión actualizada en el mismo sitio web e informará a los Titulares por los canales habituales.

Las bases de datos administradas por OJARA tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga la relación comercial o laboral con el Titular, así como por los plazos legales adicionales que resulten aplicables conforme a la normatividad tributaria, contable, comercial, laboral, de seguridad social, aduanera y cambiaria vigente en Colombia, incluyendo los términos de prescripción de las acciones laborales y de seguridad social respecto de los empleados y ex-empleados.

14. Aceptación de la Política

Con la entrega voluntaria de los datos personales y/o la aceptación de la presente política a través de los canales dispuestos por OJARA, el Titular declara que ha sido informado de manera previa, expresa e inequívoca sobre el tratamiento de sus datos, las finalidades del mismo, los derechos que le asisten y los canales habilitados para ejercerlos, y otorga su autorización conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

Última actualización: mayo de 2026.